Thư này để làm gì
Biên tập viên nhận nhiều bản thảo mỗi tuần và phải quyết định nhanh: bài này có đáng gửi đi bình duyệt không. Thư gửi toà soạn giúp họ trả lời câu đó mà không phải đọc hết bài.
Nó không phải bản tóm tắt lặp lại. Nó trả lời: bài này là gì, vì sao thuộc phạm vi tạp chí, và vì sao đáng quan tâm.
Cấu trúc thường dùng
- Câu mở: nêu tiêu đề bài và loại bài, đề nghị được xem xét đăng.
- Một đoạn về nội dung: câu hỏi nghiên cứu, cách tiếp cận, kết quả chính. Ba tới bốn câu.
- Một đoạn về vì sao phù hợp: bài này liên quan gì tới phạm vi tạp chí, nối tiếp công trình nào họ đã đăng. Đây là đoạn quan trọng nhất và cũng hay bị bỏ.
- Các cam kết bắt buộc: bài chưa từng đăng ở đâu, không đang gửi nơi khác, mọi tác giả đã đọc và đồng ý, và các khai báo theo yêu cầu của tạp chí.
- Thông tin thêm nếu có: đề xuất người bình duyệt, đề nghị loại trừ ai kèm lý do chính đáng, khai báo xung đột lợi ích.
- Thông tin liên hệ của tác giả liên hệ.
Độ dài: khoảng một trang. Dài hơn thì phần quan trọng bị lướt qua.
Đoạn về sự phù hợp viết thế nào
Đây là chỗ tạo khác biệt. Thay vì viết rằng bạn tin bài này phù hợp với tạp chí, hãy cụ thể: nêu tên một công trình tạp chí đã đăng, nêu khoảng trống mà công trình đó để lại, và nêu bạn trả lời khoảng trống ấy bằng cách nào, trên bối cảnh nào.
Cách viết này cho biên tập viên thấy bạn đã đọc tạp chí, không gửi rải.
Về đề xuất người bình duyệt
Nếu tạp chí cho phép:
- Đề xuất người có chuyên môn phù hợp và không có xung đột lợi ích với bạn — không phải người hướng dẫn cũ, đồng tác giả gần đây, hay đồng nghiệp cùng đơn vị.
- Ghi rõ vì sao họ phù hợp.
- Không liên hệ trước với họ về việc này.
Nếu đề nghị loại trừ ai, nêu lý do chuyên môn hoặc lý do xung đột lợi ích cụ thể, không nêu lý do cá nhân.
Những gì không nên đưa vào
- Tự khen quá mức. Những cụm như đột phá hay lần đầu tiên trên thế giới — nếu không chứng minh được bằng một tìm kiếm có hệ thống thì đừng viết.
- Nhắc tới thời hạn cá nhân. Việc bạn cần bài để bảo vệ luận án không phải căn cứ để biên tập viên xử lý nhanh hơn.
- Chê tạp chí khác hoặc kể chuyện bị từ chối ở đâu.
- Lặp lại nguyên văn phần tóm tắt.
- Xin xem xét ưu tiên vì bất kỳ lý do gì.
Nếu bài đã bị từ chối ở nơi khác
Không bắt buộc phải nói, trừ khi tạp chí yêu cầu khai báo. Một số tạp chí trong cùng nhà xuất bản có cơ chế chuyển tiếp bản thảo kèm nhận xét — nếu bạn dùng cơ chế đó thì nói rõ, và nêu bạn đã sửa gì theo nhận xét trước.
Rà lại trước khi gửi
- Đúng tên tạp chí và đúng tên biên tập viên — sao chép nhầm từ thư gửi tạp chí trước là lỗi rất tệ và khá phổ biến.
- Đủ các cam kết mà tạp chí yêu cầu.
- Tên và thứ tự tác giả khớp với bản thảo.
- Không có lỗi chính tả.
Lưu ý: chính sách của từng tạp chí, từng nhà tài trợ và từng cơ sở đào tạo khác nhau và thay đổi theo thời gian. Hãy đối chiếu với quy định hiện hành của chính nơi bạn làm việc cùng trước khi ra quyết định.
