Các thành phần thường cần
- Bản thảo đã sửa theo định dạng tạp chí yêu cầu.
- Bản có đánh dấu thay đổi, nếu tạp chí yêu cầu. Nhiều nơi cần cả hai bản.
- Văn bản trả lời từng nhận xét — đây là thành phần quan trọng nhất.
- Thư ngắn gửi biên tập viên tóm tắt những thay đổi lớn.
- Tài liệu bổ sung nếu có phân tích thêm.
- Khai báo cập nhật nếu có thay đổi về tác giả, tài trợ hoặc xung đột lợi ích.
Kiểm danh mục yêu cầu của tạp chí một lượt trước khi bấm nộp. Thiếu một mục là mất thêm một vòng.
Văn bản trả lời nhận xét
Cấu trúc hiệu quả nhất là bảng hoặc danh sách đánh số, mỗi mục ba phần:
- Trích nguyên văn nhận xét. Đừng tóm tắt lại — người đọc cần thấy đúng câu họ đã viết.
- Câu trả lời của bạn.
- Vị trí đã sửa — trang và dòng, hoặc mục. Tốt nhất là trích luôn đoạn đã sửa.
Mở đầu bằng một đoạn ngắn cảm ơn và tóm tắt những thay đổi lớn. Kết thúc bằng danh sách các phần đã bổ sung nếu nhiều.
Nguyên tắc trả lời
- Trả lời tất cả các ý, không bỏ ý nào. Người bình duyệt kiểm đúng những ý họ nêu.
- Lịch sự với mọi nhận xét, kể cả nhận xét gay gắt.
- Được quyền không đồng ý, nhưng phải lập luận bằng bằng chứng: dẫn tài liệu, dẫn số liệu của chính bạn, giải thích cơ sở lựa chọn phương pháp.
- Với yêu cầu vượt phạm vi bài, ghi nhận giá trị của đề nghị, giải thích vì sao không thực hiện được trong khuôn khổ này, và đưa nó vào phần hướng nghiên cứu tiếp theo.
- Không tranh cãi về giọng điệu. Chỉ trả lời phần nội dung.
Khi hai người nói ngược nhau
Nêu rõ sự khác biệt, trình bày lựa chọn của bạn kèm lý do, và ghi nhận quan điểm còn lại ở phần bàn luận hoặc hạn chế nếu phù hợp. Nếu hai yêu cầu loại trừ nhau và thư quyết định không nêu ưu tiên, hãy hỏi biên tập viên — kèm phương án bạn đề xuất, đừng hỏi chung chung.
Những chỗ hay bị thiếu
- Quên cập nhật phần tóm tắt sau khi sửa nội dung. Rất phổ biến.
- Số liệu trong bài không khớp với bảng sau khi phân tích lại.
- Danh mục tài liệu tham khảo chưa bổ sung các tài liệu mới thêm vào.
- Đánh số bảng và hình chưa cập nhật sau khi thêm hoặc bớt.
- Bản đánh dấu thay đổi và bản sạch không khớp nhau.
Dành một lượt rà cuối riêng cho năm mục này.
Thời hạn
Tạp chí thường cho một thời hạn để nộp lại. Nếu cần thêm thời gian — chẳng hạn phải làm thêm thí nghiệm — hãy viết thư xin gia hạn trước khi hết hạn, nêu rõ cần bao lâu và vì sao. Việc này bình thường và thường được chấp nhận. Im lặng để quá hạn thì bản thảo có thể bị coi như rút.
Nếu phải làm thêm thí nghiệm hoặc thu thập thêm dữ liệu
Đánh giá tính cần thiết và khả thi cùng người hướng dẫn hoặc đồng tác giả. Nếu thực hiện được trong thời gian cho phép thì nên làm — yêu cầu này thường xuất phát từ một lỗ hổng thật. Nếu không, phải giải trình rõ và cân nhắc điều chỉnh phạm vi kết luận cho khớp với bằng chứng hiện có.
Lưu ý: chính sách của từng tạp chí, từng nhà tài trợ và từng cơ sở đào tạo khác nhau và thay đổi theo thời gian. Hãy đối chiếu với quy định hiện hành của chính nơi bạn làm việc cùng trước khi ra quyết định.
